4.1 La preparación de la reunión o sesión
4.2 Dirección de las Reuniones
Después de la preparación y estructuración de una reunión se debe cuidar ciertos aspectos o apoyarse para el logro del objetivo de la reunión o su eficacia ante la colaboración de todos los participantes. Objetivos: º Debatir y decidir sobre aquellos asuntos de mayor trascendencia en los que convenga conocer la opinión de todo el equipo. º Puesta en común; con el fin de que todos los componentes tengan un conocimiento exacto de la situación del proyecto, de las líneas en las que seva avanzando, de las dificultades que van surgiendo y de las decisiones que se van tomando. º También sirven para fijar criterios, homogeneizar ideas, compartir opiniones, intercambiar puntos de vista, ayudar a crear una cultura común(modo de actuar, nivel de exigencia, escala de valores, etc.). º Además, favorece el contacto personal: facilita la comunicación y ayuda a cohesionar al equipo. Importancia Conocer cómo se está realizando el trabajo y si se están consiguiendo los objetivos de una empresa, puede desprenderse de una reunión de trabajo bien manejada y correctamente aprovechada. En una organización, las reuniones de trabajo significan una oportunidad inmensa para crecer y conocer más, al plantearse diferentes puntos de vista e ideas y determinar, así mismo, si las labores en un grupo de la empresa se están realizando correctamente o no. Estructuración de las reuniones. Presentación El encargado o facilitador, se presentara dando a entender su puesto, haciendo que los invitados de igual manera se presenten, logrando la primera interacción entre los mismos. Debe ser de manera cortes y en tono amigable disminuyendo la tensión y aumentando la fluidez de la confianza para hablar de los invitados. Obtener la aprobación de la agenda y de las reglas. En este punto el encargado o facilitador, dar a conocer la agenda y las reglas. En el caso de las reglas se pueden tener hechas o plantearlas en contribución con los invitados. Se deberá hacer tomando el puesto de autoridad. Para tener en claro los objetivos y los temas que se deben solucionar, discutir o informar . Mantener la discusión en su cauce. No se debe permitir que alguien se desvíe de los temas de la agenda o hable demasiado tiempo. Es necesario ser cordial pero firme. Se tomara como factor principal la opinión y desarrollo del tema así como evitar la información innecesaria. Vigilar el tiempo. No se debe olvidar la hora de inicio y final. Se deben respetar los límites de tiempo establecidos en la agenda. Si el grupo parece querer ir más allá del tiempo acordado en la discusión de algún asunto, se debe preguntar si todos los miembros están de acuerdo, puede ser una buena forma de medir el interés de todo elgrupo en el asunto. Esto se puede aumentar o disminuir según le convenga al responsable o facilitador para compensarlo con los siguientes temas. Unidad Resumir lo que escuchado. Hay que terminar cada punto de la agenda resumiendo las conclusiones en voz alta y después continuar si nadie objeta o si todos están de acuerdo. Fomentar la participación. Si una persona normalmente callada habla, se debe mostrar interés en su participación. Es necesario tratar de dar oportunidad de participación a todos y no sólo a los que siempre hablan. Usar el poder del rol prudentemente. Se debe tener cuidado con lo que se dice, cómo se dice y cuántas veces se dice. El facilitador no debería tomar bandos y debe ser justo con todos. Esto se debe dar de principio a fin de la reunión paraasegurar tener todos los puntos de vista y diferentes aspectos de los temas. TIPOS: En toda reunión interviene tres elementos básicos: El director, el grupo y el tema. De acuerdo a la participación del grupo y al control que ejerce el Director, se describen tres tipos de reuniones: 1. Con Control del Director y Sin Participación del Grupo:El Director habla todo el tiempo. El grupo no participa en la discusión ni aporta ideas. La decisión la toma el director. Hay muy poca aceptación de las ideas por parte del grupo. Algunos autores denominan este tipo como "reunión dictatorial". 2. Sin Control del Director y Con Participación del Grupo: No existe tema específico que tratar o, el director no consigue controlar el grupo. No hay orientación en la reunión. En este tipo de reunión el Director deja que los participantes discutan entre sí, formándose subgrupos y a los pocos minutos nadie entiende nada; cada uno trata de imponer sus ideas al vecino. Algunos directores maquiavélicos utilizan este sistema para, en la confusión, imponer sus ideas. 3. Con Control del Director y Con Participación del Grupo: Este es el tipo de reunión más importante, ya que permite al grupo una mejor comprensión de los problemas que se discuten y se logra una mayor aceptación de las ideas expuestas y de las decisiones tomadas, debido a que el mismo grupo ha participado en las mismas. Este tipo de reunión es el más adecuado. 4. Conducta de una reunión. Antes de comenzar una reunión: Conocer los asuntos a tratar. Preparar los temas a debatir. Elegir un día y lugar adecuado. Aspectos claves de las reuniones. Asistentes. Conductor. Tiempo. Materia. Espacio físico. Medios de apoyo. Conducta de una reunión. Inicio: Los primeros cinco minutos son de entrada y se pierden, a no ser que la existencia de razones graves obligue a ir directamente al punto. Soluciones: Planifique el evento e informe al equipo. Se define como la actividad en la que un grupo de personas (o equipo de trabajo) se comunican entre sí, en un tiempo y espacio determinado, con el fin de alcanzar soluciones conjuntas ante un objetivo específico. Exposición: La introducción al tema no debe ser larga ni corta. Pero debe marcarse claramente el objetivo de la reunión y el orden del día o pasos que se darán para alcanzarlos. Desarrollo: Es necesario para cada punto del orden del día marcar la tarea y objetivo a desarrollar. Unidad 4, 4.1 Preparación de un reunión o sesión. 4.1 La preparación de una reunión o una sesión Estructura de la Reunión En los procesos de Investigación Acción Crítica Reflexiva el tipo de reunión más utilizada es la de Toma de Decisiones, debiendo ser organizada por quien va a facilitar la reunión, siguiendo una estructura, que contempla dos fases: Preparación o planificación. Por lo general las reuniones fracasan porque no se planifican de la manera adecuada. Los aspectos principales en la preparación son los siguientes: Elaboración de una agenda Elección de los participantes Guía para conducir la reunión Logística Elaboración de la Agenda. En la agenda el tema a tratar se dividirá en partes, es conveniente que esta agenda sea dada a conocer a los participantes con anterioridad. Los participantes. Se elegirán de acuerdo a sus intereses y relación con el asunto a tratar. Preparación de la Guía para Facilitar la Reunión. Se diseñará considerando el objetivo de la Reunión, la apertura o inicio, los puntos a tratar, el tiempo requerido para bajar la información, las preguntas claves, tiempo para la discusión (toma de decisiones) y el cierre de la reunión. Logística. En la preparación de la Reunión se debe considerar todos los elementos requeridos para el desarrollo de la reunión, desde los materiales de apoyo a utilizar hasta el local donde se realizara la reuni ó n. El no darle la debida importancia, puede ocasionar que la reunión tenga hasta que cancelarse debido a la falta de algunos elementos como: audio. Luz, suficiente espacio, sillas etcétera. Pasos de la Ejecución. La ejecución consta de tres pasos, inmersos dentro de las fases generales de una reunión: Inicio, conducción y cierre. El primer paso a la hora de preparar una reunión es determinar o establecer cuál ha de ser el propósito que ha de tener la reunión y cuáles son los medios para poder conseguirlo. Estos dos aspectos que hemos mencionado anteriormente son muy importantes. Las actividades no son fines en sí mismas. Las reuniones son, o han de ser, medios para conseguir fines últimos. Si las actividades no contribuyen de manera clara al logro de objetivos pueden convertirse en un factor que desmotive a los personas del grupo y queme su disponibilidad hacia la tarea en cuestión. A. Objetivo: Para establecer el objetivo se debe hacer una pregunta clave ¿qué se quiere conseguir por medio de esta reunión? ¿Qué impacto deseas producir en la vida de los que asistirán? Toda reunión, para que pueda tener éxito, ha detener un propósito claro. El objetivo es una idea general, no es preciso que sea muy específica, de aquello que deseas conseguir por medio de la reunión que estás preparando; aunque el objetivo también puede ser más concreto. B. Medios: Los medios son los logros concretos y específicos que deseas conseguir con la reunión. DESARROLLAR UN PROGRAMA El siguiente paso, tras establecer objetivo y medios, es desarrollar un buen programa. El programa puede ser definido como las diferentes cosas que debes hacer para cumplir cada uno de los objetivos. La pregunta clave de este apartado es ¿Cómo? Cuando ya se sabe lo que se desea conseguir, se debe plantear cómo se va a hacer. Precisamente, para eso sirven los programas. El programa incluirá las diferentes actividades que se llevara a cabo durante la reunión y que tendrán como finalidad ayudar al cumplimiento de cada uno de los objetivos que previamente se haya enunciado. Pero el programa no solamente incluirá lo anteriormente comentado. Cuando lo desarrolles debes de pensar quién será responsable de cada actividad o parte de la reunión, qué recursos serán necesarios y, además, cuándo será la fecha límite para que la actividad esté preparada. La buena planificación de la reunión es la parte más dura y difícil de una actividad. LA EVALUACIÓN La evaluación tiene como finalidad, primariamente, comprobar hasta qué punto los medios establecidos han sido logrados, sin embargo, este no es el único aspecto que debe ser evaluado. Entre otros, se debe considera el propio trabajo como líder y el de todo el resto de las personas que hayan intervenido en la preparación y/o ejecución de la reunión. Por medio de la evaluación conseguiremos una información muy importante que nos permitirá persistir en aquellas cosas que han demostrado su eficacia y, por otro lado, corregir aquellos defectos o fallos que hayan impedido que los objetivos fueran alcanzados. Tipos de Reuniones Existen diferentes tipos de reuniones y quien establece la diferencia es el objetivo o propósito de la reunión, es decir, él ¿para qué? De acuerdo con esto, la reunión se planificara y posteriormente se facilitará su desarrollo. Entre los tipos de reuniones más comunes cuando se trabaja en proyectos con las comunidades dirigidos a generar cambios, modificaciones o transformaciones en el entorno, dependiendo de los intereses de los sujetos de la acción, están las: Reuniones exploratorias o creativas Es una reunión para generar ideas, opiniones, experiencias y/o sugerencias que posteriormente serán analizadas, evaluadas y tomada la decisión por especialistas o autoridades superiores El conductor de la reunión debe dejar claro que no se tomarán decisiones sino que se elevarán los acuerdos considerados a los niveles competentes, como primer paso de la acción. Reunión de información La característica distintiva es que el objetivo del facilitador, es trasmitir o dar a conocer orientaciones, normas, orientar la ejecución de actividades etcétera. En este tipo de reuniones la comunicación es bá sicamente en un solo sentido, del facilitador hacia los participantes, éstos se limitan a la formulación de preguntas, recibir algunas aclaraciones sobre lo expuesto, aclarar dudas. Reunión para la toma de decisiones. En esta modalidad de reunión, el objetivo del facilitador es lograr que los participantes tomen libremente una decisión, tratando el problema planteado con entera libertad de opinión, discutiendo sus diferentes aspectos, interrelaciones, causas, consecuencias e intercambiando sus experiencias, puntos de vista y opiniones, siendo lo más importante llegar a acuerdos y tomar decisiones por consenso del grupo; S iendo la característica principal de este tipo de reunión: la participación del grupo y la actitud objetiva para recibir las soluciones aportadas por la mayoría. En este tipo de reunión el papel del facilitador, está en función de posibilitar y optimizar la participación del grupo y lograr la mejor comprensión de las ideas que surjan de este . Reuniones decisorias Se convocan y realizan con el fin de valorar la información existente sobre un problema o cuestión determinada y tomar una decisión entre aquellas personas responsables de la misma. Cada uno de esos tipos de reuniones tiene finalidades distintas y requiere – en determinados aspectos–desarrollos diferentes. A veces se combinan, a lo largo de una misma reunión, en distintos momentos, estos tres tipos. Reuniones formativas Son aquellas en las que se busca y se produce un aprendizaje. En realidad ésta es una característica que puede acompañar a cualquiera de los restantes tipos de reuniones. Las reuniones informativas, consultivas o decisorias pueden –y diríamos que deben– suponer una ocasión para el aprendizaje: aprender a conocer mejor un tema o cuestión, a analizarlo, a resolver un problema o conflicto, a comunicarnos mejor, a trabajar en equipo, etc. También podemos tener en cuenta otros dos grandes tipos de reuniones complementarios de los anteriores: Reuniones formales Se realizan, periódicamente o en una ocasión determinada, de acuerdo con una convocatoria anticipada y una agenda de trabajo previamente establecida, con participantes seleccionados. A este tipo de reuniones se refieren muchas de las pistas que contiene este cuaderno. Reuniones informales Se convocan, con mayor o menor inmediatez, sobre la marcha (aunque también pueden llegar a tener una cierta regularidad), en las queparticipa un grupo de reunión informal (equipo habitual, compañeros de trabajo, etc.). Estas reuniones tienen los mismos elementos y pasos que las anteriores, pero su desarrollo en todos los aspectos es menos formal. Los consejos de este cuaderno son también válidos para estas reuniones, pero deben ser adecuados a esas circunstancias más informales, con mayor flexibilidad. Así pues, antes de nada, antes de convocarla incluso, hemos de tener claro cuál es el objetivo y el carácter de nuestra reunión. Muchas reuniones fracasan por no tener esto claro. Muchas son innecesarias. Muchas son confusas en sus objetivos. Y siempre son muchas: Conseguimos saturar a los otros y saturarnos a nosotros mismos con un “régimen” de reuniones para masoquistas. Tipos de reuniones en una empresa: Descendente: - Pretende transmitir información a los asistentes. - Los asistentes se limitan a escuchar. - Más importante la habilidad del director para responder que para preguntar. Ascendente - Recoge información de los asistentes. - Función moderador = entrevistador - Los asistentes deben responder con sinceridad a las cuestiones planteadas. Debate: - Objetivo: analizar un tema de interés común y llegar a conclusiones aceptadas por todos. - Todos los participantes tienen voz y voto. |
4.5 Niveles de observación de un grupo.
4.5.1 Observación de los miembros.
La observación científica se denomina sistematizada y continua o constante o
también de acuerdo a un plan, y ésta sistematización ha deestar planificada
de antemano.
Veremos la observación como una técnica de recogida de datos.
Problemas de la observación.
El problema central de observación es sin duda el observador, porque
debe asimilar la información derivada de sus observaciones y después
sacar conclusiones acerca de sus construcciones hipotéticas. Puede
hacer inferencias por completo erróneas. Por el contrario, si el observador
es por completo objetivo y no conoce el tema de la observación puede
que lo observado no sea lo adecuado. La observación exige un
conocimiento competente de los observados y de su significado.
Otro problema es que el observador puede influir en los objetos de su
observación por el sólo hecho de que él forma parte de la situación,
efecto de reactividad, (por ejemplo, inspectores que observaban
conductas de maestros pensaban que éstos trabajarían mejor en su
presencia, sin embargo una persona no puede hacer lo que no sabe
hacer). Las observaciones ejercen poca influencia en las situaciones que
presencian, los individuos y los grupos parecen adaptarse con rapidez a
su presencia y se portan en la forma acostumbrada. El investigador a de
procurar tan sólo no entrometerse y no comunicar a las personas la
sensación de ser juzgadas.
Factores de la observación.
El mismo: actitudes, reacciones, efectos que producen su
comportamiento en los miembros, adecuación o inadecuación de su
estilo de liderazgo a la situación, etcétera.
Los miembros del grupo: actitudes, sentimientos, posición relacional, de
cada uno, expresiones faciales, contacto visual, postura corporal,
distancia física a la que se sitúan.
La dinámica del grupo: vida afectiva, estructura, normas que emergen,
dificultades, etcétera.
Los objetivos: generales del grupo, específicos de la reunión, y el gradoen
el que se están alcanzando.
Características de las observaciones. Qué, cuándo, dónde y cómo.
La primera y más importante consideración en cualquier observación consiste
en determinar con exactitud lo que se va a observar, delimitar con precisión y
sin ambigüedades lo que se va a observar. Definir el constructo a valorar en té
rminos de conductas observables. Por ejemplo, si queremos medir la “
curiosidad”hemos de determinar en qué consiste esa conducta.
Por lo tanto, la principal tarea práctica del observador consiste en asignar
conductas a las categorías, al describir la participación de las categorías debe
ser exhaustivas y excluirse mutuamente, es preciso definir el universo de las
conductas que se pretende observar.
Será preciso también delimitar el cómo o instrumentos que vamos aemplear en
la observación; así como el cuándo y dónde y, en el momento de definir la
muestra, a quién.
Categorías de Observación.
Todas las investigaciones han de clasificar y resumir. Las categorías nos sirven
fundamentalmente para resumir, fijarnos en unos aspectos y no en otros. Si es no
estructurada, las categorías son más abiertas que en la estructurada donde son
más cerradas.
Existen tres posibles niveles en categorización sistemática:
Hay una teoría previa.
Niveles muy definidos.
Especificarse muy bien las situaciones de partida.
Modos de observación.
Dependiendo de la sistematicidad
Sistemática /asistemática:
En función del tipo de categoría establecida y del nivel de observación o
comportamientos a observar.
Puede ser interesante la asistemática en contextos queno conocemos bien al
inicio de una investigación dependiendo de la situación observada.
Naturales /Artificiales:
Natural será el escenario sin modificar, artificial cuando introducimos elementos
o aparatos para la investigación como un aula con espejo.
Se eligen en función de los medios (no siempre es posible el artificial). Sólo
podemos trabajar en situaciones artificiales cuando existenteorías previas que
sustenten un proyecto de investigación que permitan un control sobre el fenó
meno.
Dependiendo de la forma de participación.
Participante/no participante:
Cuando el observador forma parte no del contexto que está estudiando. En un
extremo estaría la investigación etnográfica. Se eligen en función de la
investigación y el fenómeno estudiado o la ocasión. En la no participante el
desarrollo teórico debe ser previo (más estructurado). También depende de las
posibilidades de acceso al fenómeno a estudiar.
4.5.2 El líder, el grupo.
Liderazgo
Según Pichón Rivière, los roles no son fijos o estereotipados, sino funcionales y
rotativos. Un individuo tomará tal o cual rol según su situación individual, y la
situación generada en el aquí y ahora grupal. En el interjuego de roles
propiamente dicho, destaca especialmente tres roles que se podrían presentar
como prototipos: el portavoz, el chivo emisario, y el Líder, agregando un cuarto
que es el Saboteador, que será aquel que en determinado momento asuma el
liderazgo de la resistencia al cambio.
En el grupo observado: hay un líder formal, impuesto por la organización,
con carácter autoritario. Utiliza un sistema de premios ycastigos en funció
n de la producción. Por lo que respecta a la calidad y efectos del
ejercicio de la autoridad, es un líder coercitivo: castiga al que no cumple
lo ordenado. Es quien prepara y guía la reunión. Si es necesario les llama
la atención a los vendedores.
Comunicación
Resulta fundamental en todo proceso grupal. Esta puede ser verbal o pre
verbal, manifestándose a través de gestos, posturas o palabras.
En el grupo observado: según lo observado, la comunicación en este
grupo aparenta ser polarizada en la figura del supervisor; no está
democratizada, sino que cada integrante se dirige directamente a él.
Homogeneidad / Heterogeneidad
Son los atributos que caracterizan a un grupo, siendo homogéneo cuando las
partes integrantes son de una misma naturaleza; y heterogéneos, cuando su
naturaleza es diferente. Es importante resaltar que cuanto más heterogéneo sea
un grupo, mayor será su creatividad, y logrará mejores resultados.
En el grupo observado: el grupo observado es un grupo centrado en la
tarea, heterogéneo en las edades (entre 25 y 50 años aproximadamente)
y homogéneo con relación al sexo: son todos hombres.
4.5.3 La producción.
Tamaño del Grupo
Es un conjunto de personas, a partir de tres, que unidaspor u objetivo en comú
n, pueden interaccionar entre sí, aceptando ciertas normas y compartiendo
emociones pero, sobre todo, participando de un sentimiento común: el
"nosotros" grupal.
Pueden clasificarse en:
Unidad
6
Unidad 4 salón R-6 equipo
7
Pequeños: Hasta 12 personas.
Medianos: Hasta 40 personas.
Grandes: Más de 40 personas.
Son las reglas de funcionamiento del grupo, por las que se regulan las
conductas y padecimientos. Generalmente conocidas y aceptadas, al menos
en cierto grado, por todos los miembros. Estas pueden ser básicas, formales e
informales.
Básicas: Son las que determinan el ser del grupo y lo distinguen de los
demás.
Formales: Son las dirigidas hacia la eficacia y el logro de los objetivos.
Informales: Son las que se orientan hacia la satisfacció n y los aspectos
emocionales
Sentimiento del "Nos"
Se da cuando un conjunto de personas tiene un sentimiento colectivo de su
proximidad, sabiendo que necesitan colaborar en tareas coordinadas y
coherentes, de cara al ambiente exterior. Asumir y aceptar esta "noción de
grupo", es el primer paso para la colaboración en el logro de laeficacia, y para
que se disfrute la satisfacción de estar juntos.
4.5.4 La relación con el exterior.
Es necesario constatar el funcionamiento de un grupo para tomar decisiones
que incidan sobre sus dinámicas y sobre su propio funcionamiento (por ejemplo
a través del cambio de normas grupales). Una de las técnicasmás importantes
de la evaluación es la observación sistemática, que requiere una concretizació
n de lo que se quiere observar, para ser llevada a cabo de una forma efectiva.
Para realizar una observación grupal (que no tiene por qué ser sistemática)
podemos utilizar los siguientes instrumentos de evaluación: el diario de sesiones
(una vez terminada la sesión se recogen los datos más interesantes de la
misma), los protocolos de observación (seguir un pequeño guion de aspectos
que se quieren observar), los registros de observación sistemática (es un registro
muy estructurado en el que se recoge la información en el momento en que se
produce, lo observable está explicitado en el registro) y los anecdotarios (se
recoge la información en el mismo momento en que acontece el hecho). Los
Unidad
datos obtenidos deben originar un informe que contenga un análisis de la
situación y una propuesta de mejora.
Se dice que la observación es interna cuando es realizada por personas que
pertenecen al grupo. Se puede rotar en cada sesión la personaque tiene que
evaluar al grupo, realizando el registro de información una persona diferente
por cada sesión.
La observación es externa, cuando una persona exterior al grupo pero
implicada con él realiza la recogida de datos.
Cuando es necesario constatar la información de varios observadores, se usa la
técnica de triangulación, en la que se conjugan diferentes puntos de vista en
un informe unitario. En ocasiones, una persona que observa puede distorsionar
la dinámica grupal habitual, para evitarlo, la observación se puede realizar a
través de una grabadora o por una cámara de video, siempre pidiendo el
permiso a los integrantes del grupo a la hora de utilizarlas.
Unidad 4: Conducta de reunión
Tema 4.6: Cómo estructurar la sala según el tipo de reunión o de participantes
La disposición de la sala puede alentar la discusión grupal o fomentar el trabajo en
equipo. Por lo que se debe optar por la distribución de elementos que mejor se adapte a
las metas formativas de la reunión, el número de participantes, contenido, y elementos
visuales del programa, y los materiales o recursos didácticos.
Según el tipo de reunión que se vaya a realizar se deben tomar en cuenta ciertas
consideraciones para propiciar que el ambiente en el que se desenvuelva la reunión
sea eficiente y se alcancen los objetivos que se pretenden.
Es necesario indicar que dentro de los recursos necesarios para el desarrollo de las
reuniones se encuentran:
Clases de mesas
Una reunión, siempre se desarrolla en torno a una mesa. Dependiendo del tamaño de
la reunión y de algún que otro factor (alguna de las veces de carácter estratégico) las
mesas pueden ser:
1. Herradura. También se la conoce como "U" invertida. Suele utilizarse cuando se
congregan tres grupos o delegaciones, situando a la delegación anfitriona en la
cabecera de la misma, y a las otras dos a sus respectivos lados. El lado derecho o
izquierdo suele estar acordado con anterioridad a la reunión.
2. Circular. Es limitada en cuanto a su diámetro. Pero suele tenerla ventaja de ofrecer
una sensación de mayor igualdad entre los reunidos y da mayor cordialidad.
3. Polígono. Las formas poligonales son muy utilizadas para múltiples grupos o
delegaciones. Son ideales porque delimitan en cada lado de su polígono el grupo o
delegación que la debe ocupar. Son también limitadas en cuanto asu tamaño.
4. Rectangular. Muy utilizada en reuniones con dos grupos o delegaciones (empresa y
trabajadores en una negociación, por ejemplo). Ambos grupos se sientan enfrentados.
5. Oval. Es similar a la rectangular, pudiendo establecer las presidencias de forma
central o en las cabeceras (al igual que sucede con la mesa rectangular).
Clases de sillas
En una sala, el formato de las sillas puede determinar el tipo de presentación que se va
a realizar en función de las ventajas y limitaciones que pueda traer. Por eso vamos a
hablar sobre tres tipos de sillas:
1.Rotatorias. En este caso tenemos una total flexibilidad para crear dinámicas de
grupo e incluso hacer nuevos formatos de sala.
2.Fijas. La fijación puede ser al suelo o sillas en bancadas con la finalidad de crear
filas; en ambos casos, la utilización de dinámicas de grupo estará limitada.
3.Con apoyo. Este tipo de sillas facilita tomar apuntes y basta realizar algunas
operaciones necesarias durante la presentación
En este aspecto vamos a tener en cuenta los formatos más habituales de sala, como
por ejemplo:
• Teatro
• Auditorio
• Banquete
• Aula
• Sala de reunión
• En “U”
• De pie
• Semicírculo
• Mesa redonda
• Disposición Rectangular
Tipo de reunión o de participantes
Teatro
En la sala en formato de teatro, el ponente es el centro de atención, dado que esta
frente a la audiencia, sentada en sillas fijas o no al suelo.
El ponente tiene normalmente un escenario que permite que lo vean todos los
participantes. Si hubiese muchos, se podrán utilizar pantallas más pequeñas a lo largo
de la sala o telas donde se proyecte la imagen del ponente.
En el caso de que se sienta cómodo y sea posible (que no existan desniveles
acentuados y que el sonido lo permita el ponente puede abandonar el escenario y hacer
su intervención más cerca de los participantes, andando inclusoentre ellos.
Andar entre los participantes puede ser algo muy divertido para el ponente y para la
audiencia, aunque es necesario tomar las siguientes precauciones
Sonido. Todos tienen que oír lo que está diciendo; por eso, los micrófonos de mano o
de solapa son esenciales en esos momentos.
Distracción. Debe hacerlo con parsimonia; si se pasea demasiado, la audiencia en vez
de concentrarse en lo que pretende transmitir pasa a intentar adivinar por donde
aparecerá ahora el ponente.
Unidad
Contacto visual. Cuando se camina a través de una audiencia mientras se habla se
pierde necesariamente el contacto visual. No es obligatorio mantener el contacto
visual al cien por cien, pero es importante mantener niveles elevados de contacto por
lo que se debe evitar darle la espalda a la audiencia Sera preferible avanzar y
retroceder, pero manteniendo siempre el contacto visual con la mayor parte posible de
la audiencia.
Sentido del recorrido: Se debe evitar andar en un solo sentido, dado que podrá crear
en el subconsciente de una parte de la audiencia que es menos importante que la
parte por donde se mueve.
Filmación. Si nos están filmando a efectos de proyección de imagen en la sala o para
una posterior visualización, debemos evitar cambios repentinos de sentido en el
recorrido y evitar correr, ya que quien nos esté filmando no sabe vamos a hacer a
continuación. Podemos caminar, pero debemos hacerlo lentamente y antes de
cambiar de sentido debemos parar y volver a empezar a caminar más despacio. En el
caso contrario, vamos a marear a nuestra audiencia, en la sala o en casa
Auditorio
La disposición de la sala en auditorio es mucho más parecidaa la disposición en teatro,
donde el ponente es el centro de la comunicación, aunque presenta algunas
variaciones
Sillas. están fijas, y no permites crear de dinámicas de grupo.
Posición del ponente. Debido al desnivel que existe en este tipo de sala, el ponente
aparece todavía en un mayor destaque, pero con una libertadde movimientos mucho
más restringida. escenario.
Escenario. Habitualmente, el espacio para el ponente es menos flexible y menor en á
rea, favoreciendo intervenciones de escasa interacción con el público.
Unidad
Banquetes
Existen diferentes combinaciones para montar las mesas; ya sea utilizando tableros
largos como utilizándolos redondos, cada uno de estos modelos deberá ser el
adecuado al número de invitados:
•Montaje en i: se aplica en banquetes pequeños de 30-35 comensales.
•Montaje en u: para un número máximo de 40-50 plazas.
•Montaje imperial: mesa imperial para 30 a 50 plazas.
•Montaje en T: banquetes pequeños, de 40-50 plazas.
•Montaje en O cuadrada: también para 40-50 comensales.
•Montaje en E: banquetes medianos de 70-80 plazas
• Montaje en peine: para banquetes grandes, el número de brazos será tan elevado
como la cantidad de comensales lo requiera
•Montaje en espiga: banquetes grandes, para ceremonias con presidencia; se montan
tableros en sentido oblicuo a la presidencia.
•Montaje americano: es el más extendido; se monta una presidencia y enfrente de ella
mesas redondas de 8 a 12 comensales.
El montaje de la estructura de mesas se decidirá midiendo las características del local,
número de invitados y preferencias de los contratantes del evento. Cabe mencionar que
el montaje más extendido en eventos de gran número de gente es el americano
Aula
Esta configuración permite que entre 10 y 150 participantes tomen notas e intervengan
en ejercicios de grupo.
Tenga en cuenta, asimismo, que esta configuración requiere mucho espacioy se utiliza,
principalmente, para disertaciones, presentaciones o demostraciones.
Las filas de mesas con sillas están mirando hacia la parte delantera de la sala y cada
persona tiene espacio para escribir o utilizar un ordenador.
Las ventajas son: Un enfoque clásico tanto para seminarios de gran tamaño como
pequeños y para programas de formación en los que los asistentes necesitan espacio
de trabajo para tomar notas y utilizar portátiles. Esta configuración es idónea para
sesiones de preguntas y respuestas con un moderador en lugar de para debates
interactivos entre los participantes.
La configuración usada para la sala de reunión consta de una estructura en forma oval
o rectangular par que todos los participantes puedan ver al
ponente.
Las sillas pueden ser colocadas en forma oval, circular o
en un cuadrado, de modo que quede un espacio abierto en
el medio, donde se podrán colocar elementos decorativos y
pantallas para ver las presentaciones.
Pero para que esto funcione correctamente es necesario:
Un sistema de sonido que permita que todos los
participantes se puedan oír entre ellos
Un moderador con poder para retirar el turno de palabra
Pantallas que se pueden colocar en las mesas o, mejor,
en el suelo del espacio abierto en el medio, permitiendo
así, en todo momento, un contacto visual con el ponente
de turno.
En "U"
La sala en formato de “U" se ha asumido convencionalmente como la sala típica de
formación en contraposición con la sala en formato de aula. Esta convención deriva de
las ventajas que este formato conlleva:
Todos los participantes están en las mismas condiciones, lo que motiva que todos
participen
Todos consiguen mantener contacto visual.
Existe un área específica para el ponente en la parte superior de la “U" y que, simultá
neamente, le permite desplazarse en su interior, aproximándose a losparticipantes
La mayoría de las salas en los centros de formación y hoteles están preparadas para
asumir este formato.
Configuración idónea para promover un foro abierto de grupos pequeños. Al tener los
participantes contacto visual con los demás, permite el debate activo de ideas en esta
configuración estructurada
Sin embargo, no debemos considerar que el formato en “U" sirve para todo, ya que
tiene algunas limitaciones que debemos considerar:
La división del grupo en equipos de trabajo es a veces complicada, ya que implica
mover las mesas o andar con las sillas por el aire.
Los equipos de trabajo tienden a ser siempre los mismos, por razones de proximidad en
la sala entre participantes
El proceso está muy centrado en el ponente
No es adecuado para grupos con más de 20 personas
Este tipo de estructura tiene mejores usos en reuniones: Educaci ón y formación,
reuniones con comida, debates/negociaciones, dinámica de grupos,
conferencias/intercambios, lluvia de ideas.
De pie
En situaciones en las que el tempo es escaso y hay necesidad de llegar a conclusiones
rápidas, podemos tener que hacer una presentación en la que todos los, participantes
estén de pie.
En este tipo de presentación hay que ser consciente de que al cabo de algúntiempo los
participantes estarán incomodos, aumentando su malestar en función de dos factores:
El tiempo que el ponente utilice.
El nivel de interacción, Cuanto mayor sea la interacción conlos participantes, menos
notaran éstos el paso del tiempo.
Por estas razones debemos tener los siguientes cuidados:
Nos colocamos de tal forma que toda la audiencia nos vea: si es necesario utilizamos
algo para que nos eleve: un escenario, una caja, una silla, etc.
No caminar de un lado a otro, para evitar que la audiencia haga lo mismo y se pierda
el contacto visual
Ser conciso y directo
Intentar crear alguna interacción con la audiencia, preferentemente con cuestiones
cerradas.
Este tipo de formato puede servir de complemento de todos los formatos anteriormente
descritos si se pretende crear grupos de trabajo.
Semicírculo
Esta disposición, recomendable para las discusiones con moderador, es más informal y
permite la participación de 30 personas cómodamente sentadas.
Los participantes pueden tomar notas e intervenir en discusiones grupales y se ven
estimulados a participar más. Asimismo, el dirigente de capacitación puede desplazarse
libremente entre los participantes.
Mesa redonda
Esta modalidad depende de las dimensiones de la sala y del número de mesas
disponibles. Se utiliza eficazmente en las sesiones de grupos de discusión que
requieren interacción Grupal y en las de lluvia de ideas.
Esta configuración resulta útil, también, cuando se utiliza la misma sala para la sesión
plenaria y las sesiones de grupos de discusión (varios grupos en distintas mesas).
Disposición Rectangular:
Propicia la discusión en grupos con menos de 30 integrantes y el contacto directo entre
ellos.
4.5.1 Observación de los miembros.
La observación científica se denomina sistematizada y continua o constante o
también de acuerdo a un plan, y ésta sistematización ha deestar planificada
de antemano.
Veremos la observación como una técnica de recogida de datos.
Problemas de la observación.
El problema central de observación es sin duda el observador, porque
debe asimilar la información derivada de sus observaciones y después
sacar conclusiones acerca de sus construcciones hipotéticas. Puede
hacer inferencias por completo erróneas. Por el contrario, si el observador
es por completo objetivo y no conoce el tema de la observación puede
que lo observado no sea lo adecuado. La observación exige un
conocimiento competente de los observados y de su significado.
Otro problema es que el observador puede influir en los objetos de su
observación por el sólo hecho de que él forma parte de la situación,
efecto de reactividad, (por ejemplo, inspectores que observaban
conductas de maestros pensaban que éstos trabajarían mejor en su
presencia, sin embargo una persona no puede hacer lo que no sabe
hacer). Las observaciones ejercen poca influencia en las situaciones que
presencian, los individuos y los grupos parecen adaptarse con rapidez a
su presencia y se portan en la forma acostumbrada. El investigador a de
procurar tan sólo no entrometerse y no comunicar a las personas la
sensación de ser juzgadas.
Factores de la observación.
El mismo: actitudes, reacciones, efectos que producen su
comportamiento en los miembros, adecuación o inadecuación de su
estilo de liderazgo a la situación, etcétera.
Los miembros del grupo: actitudes, sentimientos, posición relacional, de
cada uno, expresiones faciales, contacto visual, postura corporal,
distancia física a la que se sitúan.
La dinámica del grupo: vida afectiva, estructura, normas que emergen,
dificultades, etcétera.
Los objetivos: generales del grupo, específicos de la reunión, y el gradoen
el que se están alcanzando.
Características de las observaciones. Qué, cuándo, dónde y cómo.
La primera y más importante consideración en cualquier observación consiste
en determinar con exactitud lo que se va a observar, delimitar con precisión y
sin ambigüedades lo que se va a observar. Definir el constructo a valorar en té
rminos de conductas observables. Por ejemplo, si queremos medir la “
curiosidad”hemos de determinar en qué consiste esa conducta.
Por lo tanto, la principal tarea práctica del observador consiste en asignar
conductas a las categorías, al describir la participación de las categorías debe
ser exhaustivas y excluirse mutuamente, es preciso definir el universo de las
conductas que se pretende observar.
Será preciso también delimitar el cómo o instrumentos que vamos aemplear en
la observación; así como el cuándo y dónde y, en el momento de definir la
muestra, a quién.
Categorías de Observación.
Todas las investigaciones han de clasificar y resumir. Las categorías nos sirven
fundamentalmente para resumir, fijarnos en unos aspectos y no en otros. Si es no
estructurada, las categorías son más abiertas que en la estructurada donde son
más cerradas.
Existen tres posibles niveles en categorización sistemática:
Hay una teoría previa.
Niveles muy definidos.
Especificarse muy bien las situaciones de partida.
Modos de observación.
Dependiendo de la sistematicidad
Sistemática /asistemática:
En función del tipo de categoría establecida y del nivel de observación o
comportamientos a observar.
Puede ser interesante la asistemática en contextos queno conocemos bien al
inicio de una investigación dependiendo de la situación observada.
Naturales /Artificiales:
Natural será el escenario sin modificar, artificial cuando introducimos elementos
o aparatos para la investigación como un aula con espejo.
Se eligen en función de los medios (no siempre es posible el artificial). Sólo
podemos trabajar en situaciones artificiales cuando existenteorías previas que
sustenten un proyecto de investigación que permitan un control sobre el fenó
meno.
Dependiendo de la forma de participación.
Participante/no participante:
Cuando el observador forma parte no del contexto que está estudiando. En un
extremo estaría la investigación etnográfica. Se eligen en función de la
investigación y el fenómeno estudiado o la ocasión. En la no participante el
desarrollo teórico debe ser previo (más estructurado). También depende de las
posibilidades de acceso al fenómeno a estudiar.
4.5.2 El líder, el grupo.
Liderazgo
Según Pichón Rivière, los roles no son fijos o estereotipados, sino funcionales y
rotativos. Un individuo tomará tal o cual rol según su situación individual, y la
situación generada en el aquí y ahora grupal. En el interjuego de roles
propiamente dicho, destaca especialmente tres roles que se podrían presentar
como prototipos: el portavoz, el chivo emisario, y el Líder, agregando un cuarto
que es el Saboteador, que será aquel que en determinado momento asuma el
liderazgo de la resistencia al cambio.
En el grupo observado: hay un líder formal, impuesto por la organización,
con carácter autoritario. Utiliza un sistema de premios ycastigos en funció
n de la producción. Por lo que respecta a la calidad y efectos del
ejercicio de la autoridad, es un líder coercitivo: castiga al que no cumple
lo ordenado. Es quien prepara y guía la reunión. Si es necesario les llama
la atención a los vendedores.
Comunicación
Resulta fundamental en todo proceso grupal. Esta puede ser verbal o pre
verbal, manifestándose a través de gestos, posturas o palabras.
En el grupo observado: según lo observado, la comunicación en este
grupo aparenta ser polarizada en la figura del supervisor; no está
democratizada, sino que cada integrante se dirige directamente a él.
Homogeneidad / Heterogeneidad
Son los atributos que caracterizan a un grupo, siendo homogéneo cuando las
partes integrantes son de una misma naturaleza; y heterogéneos, cuando su
naturaleza es diferente. Es importante resaltar que cuanto más heterogéneo sea
un grupo, mayor será su creatividad, y logrará mejores resultados.
En el grupo observado: el grupo observado es un grupo centrado en la
tarea, heterogéneo en las edades (entre 25 y 50 años aproximadamente)
y homogéneo con relación al sexo: son todos hombres.
4.5.3 La producción.
Tamaño del Grupo
Es un conjunto de personas, a partir de tres, que unidaspor u objetivo en comú
n, pueden interaccionar entre sí, aceptando ciertas normas y compartiendo
emociones pero, sobre todo, participando de un sentimiento común: el
"nosotros" grupal.
Pueden clasificarse en:
Unidad
6
Unidad 4 salón R-6 equipo
7
Pequeños: Hasta 12 personas.
Medianos: Hasta 40 personas.
Grandes: Más de 40 personas.
Son las reglas de funcionamiento del grupo, por las que se regulan las
conductas y padecimientos. Generalmente conocidas y aceptadas, al menos
en cierto grado, por todos los miembros. Estas pueden ser básicas, formales e
informales.
Básicas: Son las que determinan el ser del grupo y lo distinguen de los
demás.
Formales: Son las dirigidas hacia la eficacia y el logro de los objetivos.
Informales: Son las que se orientan hacia la satisfacció n y los aspectos
emocionales
Sentimiento del "Nos"
Se da cuando un conjunto de personas tiene un sentimiento colectivo de su
proximidad, sabiendo que necesitan colaborar en tareas coordinadas y
coherentes, de cara al ambiente exterior. Asumir y aceptar esta "noción de
grupo", es el primer paso para la colaboración en el logro de laeficacia, y para
que se disfrute la satisfacción de estar juntos.
4.5.4 La relación con el exterior.
Es necesario constatar el funcionamiento de un grupo para tomar decisiones
que incidan sobre sus dinámicas y sobre su propio funcionamiento (por ejemplo
a través del cambio de normas grupales). Una de las técnicasmás importantes
de la evaluación es la observación sistemática, que requiere una concretizació
n de lo que se quiere observar, para ser llevada a cabo de una forma efectiva.
Para realizar una observación grupal (que no tiene por qué ser sistemática)
podemos utilizar los siguientes instrumentos de evaluación: el diario de sesiones
(una vez terminada la sesión se recogen los datos más interesantes de la
misma), los protocolos de observación (seguir un pequeño guion de aspectos
que se quieren observar), los registros de observación sistemática (es un registro
muy estructurado en el que se recoge la información en el momento en que se
produce, lo observable está explicitado en el registro) y los anecdotarios (se
recoge la información en el mismo momento en que acontece el hecho). Los
Unidad
datos obtenidos deben originar un informe que contenga un análisis de la
situación y una propuesta de mejora.
Se dice que la observación es interna cuando es realizada por personas que
pertenecen al grupo. Se puede rotar en cada sesión la personaque tiene que
evaluar al grupo, realizando el registro de información una persona diferente
por cada sesión.
La observación es externa, cuando una persona exterior al grupo pero
implicada con él realiza la recogida de datos.
Cuando es necesario constatar la información de varios observadores, se usa la
técnica de triangulación, en la que se conjugan diferentes puntos de vista en
un informe unitario. En ocasiones, una persona que observa puede distorsionar
la dinámica grupal habitual, para evitarlo, la observación se puede realizar a
través de una grabadora o por una cámara de video, siempre pidiendo el
permiso a los integrantes del grupo a la hora de utilizarlas.
Unidad 4: Conducta de reunión
Tema 4.6: Cómo estructurar la sala según el tipo de reunión o de participantes
La disposición de la sala puede alentar la discusión grupal o fomentar el trabajo en
equipo. Por lo que se debe optar por la distribución de elementos que mejor se adapte a
las metas formativas de la reunión, el número de participantes, contenido, y elementos
visuales del programa, y los materiales o recursos didácticos.
Según el tipo de reunión que se vaya a realizar se deben tomar en cuenta ciertas
consideraciones para propiciar que el ambiente en el que se desenvuelva la reunión
sea eficiente y se alcancen los objetivos que se pretenden.
Es necesario indicar que dentro de los recursos necesarios para el desarrollo de las
reuniones se encuentran:
Clases de mesas
Una reunión, siempre se desarrolla en torno a una mesa. Dependiendo del tamaño de
la reunión y de algún que otro factor (alguna de las veces de carácter estratégico) las
mesas pueden ser:
1. Herradura. También se la conoce como "U" invertida. Suele utilizarse cuando se
congregan tres grupos o delegaciones, situando a la delegación anfitriona en la
cabecera de la misma, y a las otras dos a sus respectivos lados. El lado derecho o
izquierdo suele estar acordado con anterioridad a la reunión.
2. Circular. Es limitada en cuanto a su diámetro. Pero suele tenerla ventaja de ofrecer
una sensación de mayor igualdad entre los reunidos y da mayor cordialidad.
3. Polígono. Las formas poligonales son muy utilizadas para múltiples grupos o
delegaciones. Son ideales porque delimitan en cada lado de su polígono el grupo o
delegación que la debe ocupar. Son también limitadas en cuanto asu tamaño.
4. Rectangular. Muy utilizada en reuniones con dos grupos o delegaciones (empresa y
trabajadores en una negociación, por ejemplo). Ambos grupos se sientan enfrentados.
5. Oval. Es similar a la rectangular, pudiendo establecer las presidencias de forma
central o en las cabeceras (al igual que sucede con la mesa rectangular).
Clases de sillas
En una sala, el formato de las sillas puede determinar el tipo de presentación que se va
a realizar en función de las ventajas y limitaciones que pueda traer. Por eso vamos a
hablar sobre tres tipos de sillas:
1.Rotatorias. En este caso tenemos una total flexibilidad para crear dinámicas de
grupo e incluso hacer nuevos formatos de sala.
2.Fijas. La fijación puede ser al suelo o sillas en bancadas con la finalidad de crear
filas; en ambos casos, la utilización de dinámicas de grupo estará limitada.
3.Con apoyo. Este tipo de sillas facilita tomar apuntes y basta realizar algunas
operaciones necesarias durante la presentación
En este aspecto vamos a tener en cuenta los formatos más habituales de sala, como
por ejemplo:
• Teatro
• Auditorio
• Banquete
• Aula
• Sala de reunión
• En “U”
• De pie
• Semicírculo
• Mesa redonda
• Disposición Rectangular
Tipo de reunión o de participantes
Teatro
En la sala en formato de teatro, el ponente es el centro de atención, dado que esta
frente a la audiencia, sentada en sillas fijas o no al suelo.
El ponente tiene normalmente un escenario que permite que lo vean todos los
participantes. Si hubiese muchos, se podrán utilizar pantallas más pequeñas a lo largo
de la sala o telas donde se proyecte la imagen del ponente.
En el caso de que se sienta cómodo y sea posible (que no existan desniveles
acentuados y que el sonido lo permita el ponente puede abandonar el escenario y hacer
su intervención más cerca de los participantes, andando inclusoentre ellos.
Andar entre los participantes puede ser algo muy divertido para el ponente y para la
audiencia, aunque es necesario tomar las siguientes precauciones
Sonido. Todos tienen que oír lo que está diciendo; por eso, los micrófonos de mano o
de solapa son esenciales en esos momentos.
Distracción. Debe hacerlo con parsimonia; si se pasea demasiado, la audiencia en vez
de concentrarse en lo que pretende transmitir pasa a intentar adivinar por donde
aparecerá ahora el ponente.
Unidad
Contacto visual. Cuando se camina a través de una audiencia mientras se habla se
pierde necesariamente el contacto visual. No es obligatorio mantener el contacto
visual al cien por cien, pero es importante mantener niveles elevados de contacto por
lo que se debe evitar darle la espalda a la audiencia Sera preferible avanzar y
retroceder, pero manteniendo siempre el contacto visual con la mayor parte posible de
la audiencia.
Sentido del recorrido: Se debe evitar andar en un solo sentido, dado que podrá crear
en el subconsciente de una parte de la audiencia que es menos importante que la
parte por donde se mueve.
Filmación. Si nos están filmando a efectos de proyección de imagen en la sala o para
una posterior visualización, debemos evitar cambios repentinos de sentido en el
recorrido y evitar correr, ya que quien nos esté filmando no sabe vamos a hacer a
continuación. Podemos caminar, pero debemos hacerlo lentamente y antes de
cambiar de sentido debemos parar y volver a empezar a caminar más despacio. En el
caso contrario, vamos a marear a nuestra audiencia, en la sala o en casa
Auditorio
La disposición de la sala en auditorio es mucho más parecidaa la disposición en teatro,
donde el ponente es el centro de la comunicación, aunque presenta algunas
variaciones
Sillas. están fijas, y no permites crear de dinámicas de grupo.
Posición del ponente. Debido al desnivel que existe en este tipo de sala, el ponente
aparece todavía en un mayor destaque, pero con una libertadde movimientos mucho
más restringida. escenario.
Escenario. Habitualmente, el espacio para el ponente es menos flexible y menor en á
rea, favoreciendo intervenciones de escasa interacción con el público.
Unidad
Banquetes
Existen diferentes combinaciones para montar las mesas; ya sea utilizando tableros
largos como utilizándolos redondos, cada uno de estos modelos deberá ser el
adecuado al número de invitados:
•Montaje en i: se aplica en banquetes pequeños de 30-35 comensales.
•Montaje en u: para un número máximo de 40-50 plazas.
•Montaje imperial: mesa imperial para 30 a 50 plazas.
•Montaje en T: banquetes pequeños, de 40-50 plazas.
•Montaje en O cuadrada: también para 40-50 comensales.
•Montaje en E: banquetes medianos de 70-80 plazas
• Montaje en peine: para banquetes grandes, el número de brazos será tan elevado
como la cantidad de comensales lo requiera
•Montaje en espiga: banquetes grandes, para ceremonias con presidencia; se montan
tableros en sentido oblicuo a la presidencia.
•Montaje americano: es el más extendido; se monta una presidencia y enfrente de ella
mesas redondas de 8 a 12 comensales.
El montaje de la estructura de mesas se decidirá midiendo las características del local,
número de invitados y preferencias de los contratantes del evento. Cabe mencionar que
el montaje más extendido en eventos de gran número de gente es el americano
Aula
Esta configuración permite que entre 10 y 150 participantes tomen notas e intervengan
en ejercicios de grupo.
Tenga en cuenta, asimismo, que esta configuración requiere mucho espacioy se utiliza,
principalmente, para disertaciones, presentaciones o demostraciones.
Las filas de mesas con sillas están mirando hacia la parte delantera de la sala y cada
persona tiene espacio para escribir o utilizar un ordenador.
Las ventajas son: Un enfoque clásico tanto para seminarios de gran tamaño como
pequeños y para programas de formación en los que los asistentes necesitan espacio
de trabajo para tomar notas y utilizar portátiles. Esta configuración es idónea para
sesiones de preguntas y respuestas con un moderador en lugar de para debates
interactivos entre los participantes.
La configuración usada para la sala de reunión consta de una estructura en forma oval
o rectangular par que todos los participantes puedan ver al
ponente.
Las sillas pueden ser colocadas en forma oval, circular o
en un cuadrado, de modo que quede un espacio abierto en
el medio, donde se podrán colocar elementos decorativos y
pantallas para ver las presentaciones.
Pero para que esto funcione correctamente es necesario:
Un sistema de sonido que permita que todos los
participantes se puedan oír entre ellos
Un moderador con poder para retirar el turno de palabra
Pantallas que se pueden colocar en las mesas o, mejor,
en el suelo del espacio abierto en el medio, permitiendo
así, en todo momento, un contacto visual con el ponente
de turno.
En "U"
La sala en formato de “U" se ha asumido convencionalmente como la sala típica de
formación en contraposición con la sala en formato de aula. Esta convención deriva de
las ventajas que este formato conlleva:
Todos los participantes están en las mismas condiciones, lo que motiva que todos
participen
Todos consiguen mantener contacto visual.
Existe un área específica para el ponente en la parte superior de la “U" y que, simultá
neamente, le permite desplazarse en su interior, aproximándose a losparticipantes
La mayoría de las salas en los centros de formación y hoteles están preparadas para
asumir este formato.
Configuración idónea para promover un foro abierto de grupos pequeños. Al tener los
participantes contacto visual con los demás, permite el debate activo de ideas en esta
configuración estructurada
Sin embargo, no debemos considerar que el formato en “U" sirve para todo, ya que
tiene algunas limitaciones que debemos considerar:
La división del grupo en equipos de trabajo es a veces complicada, ya que implica
mover las mesas o andar con las sillas por el aire.
Los equipos de trabajo tienden a ser siempre los mismos, por razones de proximidad en
la sala entre participantes
El proceso está muy centrado en el ponente
No es adecuado para grupos con más de 20 personas
Este tipo de estructura tiene mejores usos en reuniones: Educaci ón y formación,
reuniones con comida, debates/negociaciones, dinámica de grupos,
conferencias/intercambios, lluvia de ideas.
De pie
En situaciones en las que el tempo es escaso y hay necesidad de llegar a conclusiones
rápidas, podemos tener que hacer una presentación en la que todos los, participantes
estén de pie.
En este tipo de presentación hay que ser consciente de que al cabo de algúntiempo los
participantes estarán incomodos, aumentando su malestar en función de dos factores:
El tiempo que el ponente utilice.
El nivel de interacción, Cuanto mayor sea la interacción conlos participantes, menos
notaran éstos el paso del tiempo.
Por estas razones debemos tener los siguientes cuidados:
Nos colocamos de tal forma que toda la audiencia nos vea: si es necesario utilizamos
algo para que nos eleve: un escenario, una caja, una silla, etc.
No caminar de un lado a otro, para evitar que la audiencia haga lo mismo y se pierda
el contacto visual
Ser conciso y directo
Intentar crear alguna interacción con la audiencia, preferentemente con cuestiones
cerradas.
Este tipo de formato puede servir de complemento de todos los formatos anteriormente
descritos si se pretende crear grupos de trabajo.
Semicírculo
Esta disposición, recomendable para las discusiones con moderador, es más informal y
permite la participación de 30 personas cómodamente sentadas.
Los participantes pueden tomar notas e intervenir en discusiones grupales y se ven
estimulados a participar más. Asimismo, el dirigente de capacitación puede desplazarse
libremente entre los participantes.
Mesa redonda
Esta modalidad depende de las dimensiones de la sala y del número de mesas
disponibles. Se utiliza eficazmente en las sesiones de grupos de discusión que
requieren interacción Grupal y en las de lluvia de ideas.
Esta configuración resulta útil, también, cuando se utiliza la misma sala para la sesión
plenaria y las sesiones de grupos de discusión (varios grupos en distintas mesas).
Disposición Rectangular:
Propicia la discusión en grupos con menos de 30 integrantes y el contacto directo entre
ellos.